Doit-on connaître à fond la solution pour faire une gestion du changement efficace?

Petite mise en situation

Vous êtes directeur du projet ShareCircle pour tous visant à implanter une plate-forme de travail collaboratif pour l’ensemble des employés de la direction générale de l’administration des affaires. Pour assurer le succès et la pérennité de l’utilisation de la solution, on vous recommande fortement d’inclure dans votre équipe projet un conseiller en gestion du changement.  Vous hésitez entre ces deux candidatures à l’interne;

Sylvie – pilote de système spécialisée en ShareCircle

Sylvie est une pilote de système consciencieuse et disciplinée.  Curieuse de nature, elle a lu énormément sur ShareCircle et a même déjà participé à l’implantation de cette solution dans une autre entreprise, il y a trois ans.  Sylvie est à l’aise avec la paramétrisation de la solution et a déjà été sélectionnée comme pilote de système pour le projet.

Élisabeth – conseillère en gestion du changement spécialisée en projets RH

Élisabeth travaille à la direction des ressources humaines de l’entreprise et vient tout juste de terminer un mandat de gestion du changement pour un projet en développement organisationnel. Bien qu’elle cumule plusieurs d’années d’expérience en gestion du changement dans l’organisation, elle n’a jamais travaillé sur des projets impliquant l’implantation d’une solution informatique.

Votre choix

Puisqu’il est primordial que les employés comprennent toutes les fonctionnalités choisies et soient formés par des connaisseurs, et puisque Sylvie travaille déjà comme pilote de système sur le projet, votre choix s’arrête naturellement sur Sylvie pour assurer la gestion du changement de ShareCircle pour tous.

Mes recommandations

Sans rien enlever à Sylvie, voici pourquoi, si j’étais vous, je choisirais plutôt Élisabeth pour assurer la gestion du changement sur le projet;

  • Sylvie ne connaît ni le rôle ni les activités de gestion du changement;  la connaissance et la maîtrise des activités propres à la gestion du changement sont, à mon avis, des incontournables pour une gestion du changement efficace. De plus, puisqu’il s’agit d’un rôle encore nébuleux pour plusieurs, la gestion du changement risque de se transformer en quelques activités de communications et une formation à la veille de l’implantation, escamotant des étapes essentielles à une gestion du changement réussie.
  • Sylvie en a déjà plein les bottines; la gestion du changement nécessite une bonne dose d’énergie en démarrage de projet, notamment pour s’assurer que la vision du projet est claire et définie et que les attentes sur la situation désirée (le « après ») sont cohérentes avec la structure et la culture organisationnelle.
  • Sylvie connaît la solution, certes, mais connait moins bien la réalité des gens qui auront à l’utiliser; Élisabeth, par contre, saura dresser un portrait des changements en ayant ciblé les particularités des clientèles qui seront touchées par l’arrivée de ShareCircle.  Elle prendra aussi en compte les besoins des gestionnaires qui auront à soutenir les employés dans l’utilisation de la solution, en plus de pouvoir gérer leurs préoccupations par rapport à l’arrivée d’une plate-forme de travail collaboratif dans leur service.
  • Élisabeth est sensibilisée à l’importance de communiquer clairement; sans entrer dans les dédales techniques de la paramétrisation ni inonder les employés de détails inutiles sur l’avancement du projet. Elle concentrera son message sur l’essentiel; que les employés comprennent la raison d’être du changement et ses objectifs.

 

En conclusion

Bien qu’Elisabeth ne connaît pas ShareCircle, elle saura travailler en étroite collaboration avec Sylvie et les autres membres de l’équipe projet pour bien comprendre les impacts humains de l’arrivée de la plate-forme dans le quotidien des employés de la direction générale de l’administration des affaires.  Elle saura aussi proposer une formation adaptée aux besoins des employés et en lien avec les nouvelles tâches, voire le nouveau rôle qu’ils auront à jouer en lien avec ShareCircle. Bref, vous aurez compris ici qu’il n’est absolument pas nécessaire de connaître à fond la solution pour faire une gestion du changement efficace, mais que la maîtrise des activités et des outils de gestion du changement sont une condition essentielle à sa réussite!

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2 réflexions sur “Doit-on connaître à fond la solution pour faire une gestion du changement efficace?

  1. Mon Conseil Gratis dit :

    Un lecteur sur LinkedIn m’a posé une question par rapport à ce cas, question que je trouvais fort intéressante. Je me permets de vous copier la question ainsi que ma réponse, puisque je crois qu’elles illustrent bien un des enjeux que les conseillers en gestion du changement ont à vivre régulièrement dans les projets.

    Question de Kévyn:
    Et si Élisabeth coachait Sylvie pour une période donnée? Et puisque c’est une équipe de projet, pourquoi ne pas prendre les deux!

    Ma réponse:
    Excellente question Kévyn.

    Théoriquement, effectivement Élisabeth pourrait coacher Sylvie pour faire de la gestion du changement sur le projet. Mais dans les faits, Sylvie sera toujours déchirée entre « défendre la solution » et « recueillir les préoccupations des gens » lorsqu’elle fera des activités de gestion du changement.

    Par exemple, lorsqu’elle collectera les préoccupations des employés par rapport au changement, Syvlie sera toujours tentée de répondre « live » à ceux-ci plutôt que de les prendre en note, les analyser, et présenter un état de situation ainsi qu’une stratégie de communication ou de mobilisation au directeur de projet.

    Également, il sera tentant pour les gestionnaires qui auront à soutenir leurs employés dans l’utilisation de la solution de demander à Sylvie d’animer à leur place des activités de communication ou de mobilisation, ce qui leur empêchera de prendre le réel leadership du changement.

    Dans les faits, ce qui se passera, c’est qu’Élisabeth et Sylvie travailleront en étroite collaboration, notamment pour qu’Élisabeth puisse dresser un portrait clair du « avant/après » et, par exemple, proposer une stratégie et des documents de formation. Sylvie accompagnera Élisabeth sur certaines tables d’arrimage également si jamais une expertise fine de la solution est nécessaire. Mais Élisabeth ne vivra pas la tension constante que Sylvie aurait à vivre, ce qui facilitera grandement l’atteinte des objectifs et du pilotage, et de la gestion du changement sur le projet.

    Isabelle

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